Newsletter Opt-ins und Einwilligungen korrekt einholen und verwalten

In diesem Blogbeitrag zeige ich dir, wie ich in HubSpot die Einwilligungen für das E-Mail-Marketing einhole, wie ich diese Opt-ins strukturiere und verwalte und wie ich Newsletters und andere E-Mails versende.

Einwilligung für Newsletter-Versand einholen gemäss UWG

Artikel 3 des Bundesgesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) legt fest, dass Massenwerbung ohne die vorherige Einwilligung der Kunden und ohne klare Absenderkennzeichnung unlauter ist. Ebenso muss auf eine einfache Möglichkeit zur Abmeldung hingewiesen werden.

Darum müssen Marketingkontakte um deren Einwilligung bitten, bevor wir Marketing E-Mails versenden können.

Einwilligung zur Datenspeicherung –und Verarbeitung einholen gemäss europäischem und Schweizerischem Datenschutzgesetz

Ein weiteres wichtiges Gesetz ist die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Artikel 6 der DSGVO besagt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur dann rechtmäßig ist, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zur Verarbeitung gegeben hat.

Das betrifft nicht nur das E-Mail Marketing, sondern das digitale Marketing ganz generell. Darum haben ein Grossteil der Webseiten ein Cookie-Banner aufgeschaltet. Hier wird die Bewilligung für die Datenverarbeitung via Browsercookie eingeholt.

Einholen der Einwilligungen via Webformulare

Um diesen beiden Anforderungen gerecht zu werden, enthalten alle Webformulare in meinem digitalen Marketing zwei Kontrollkästchen:

Must-have: Einwilligung zur Datenspeicherung und –Verarbeitung

Dieses Kontrollkästchen ist auf ausnahmslos jedem Webformular enthalten und ist ein Pflichtfeld. Wenn ein User oder eine Userin das Formular abschicken will, muss dieses Kästchen aktiviert sein. Damit hole ich die explizite Einwilligung zur Datenspeicherung und –Verarbeitung ein. Es ist ein Pflichtfeld. Ohne die Aktivierung kann das Formular nicht abgeschickt werden.

Nice-to-have: Einwilligung für den Versand von Marketing E-Mails (Newsletters)

Hierbei handelt es sich nicht um ein Pflichtfeld und der User kann selber entscheiden, ob er (oder sie) die Checkbox aktivieren will oder nicht. Im Falle einer Aktivierung wird der User dem entsprechenden E-Mail-Abonnementstyp zugeordnet. In den allermeisten Fällen geht es um den klassischen Newsletter.

Screenshot aus HubSpot: ein Webformular mit zwei Kontrollkästchen. Eines für das OptIn zum Newsletter, eines mit der rechtlichen Grundlage zur Datenverarbeitung
Screenshot aus HubPost: Webformular mit zwei Kontrollkästchen zur Einwilligung für Newsletter-Zustellungen (optional) und für die Datenspeicherung und -verarbeitung (Pflichtfeld).

E-Mail Abonnementstypen und deren Funktionen

  • Klassischer Newsletter: Selbsterklärend. Wird auf den Webformularen via Kontrollkästchen abgefragt.
  • Thank You E-Mails: Sämtliche E-Mails, welche ich via Marketing Automation als direkte Reaktionen auf eingesendete Formulare versende. Im Falle eines Anmeldeformulares für ein Webinar stellt das E-Mail mit der Anmeldebestätigung die direkte Reaktion dar. Diese Bestätigung ist ein Thank You E-Mail. Die Thank You E-Mails werden mittels eines automatisierten Workflows vergeben.
  • Indirekte Reaktionen auf Formulare: Weitere Abonnementstypen können beispielsweise „Webinar Informationen“ oder „Download Informationen“ sein. Diese Abotypen nutze ich, um indirekte Reaktionen auf eingesendete Formulare zu verschicken. Wenn der WEbinar-Referent beispielsweise krank geworden ist und ich alle Angemeldeten informieren muss, nutze ich den Abotyp «Webinar Informationen». Auch dieser Abonnementstyp wird automatisch mittels Workflow an Marketingkontakte vergeben.
  • Spezielle Abonnementstypen: Dies können beispielsweise «IT Statusmeldungen» sein oder «Informationen Kundenanlässe». Diese benötige ich in selteneren Fällen, wenn ich spezifische Infos verschicken will.  Diese Abonnementstypen vergebe ich je nach Situation.

Automatisierte Vergabe der Abonnemetstypen an Marketingkontakte

Hinter jedem Webformular steckt ein automatischer Workflow. Wenn das Formular ausgefüllt wird, wird dieser getriggert. Er übernimmt folgende Funktionen:

  • Prüfung des Abo-Status für direkte Reaktion «Thank You E-Mails»: Hat die Person dieses Abo bereits bekommen? Wenn ja, dann gut. Wenn nein, dann Abo vergeben.
  • Prüfung des Abos-Status für die indirekte Reaktion: Je nach Formulartyp prüft der Workflow, ob die Person den Abotyp für die indirekte Reaktion schon hat und vergibt diesen falls nötig.
  • Versand des E-Mails mit der direkten Reaktion: Automatischer Versand der Anmeldebestätigung, des Links auf den angeforderten Download oder was auch immer.

Wenn es dich interessiert, welche Öffnungsraten im im Versand von B2B-Newsletters anstrebe und welches die zu erwartenden Werte sind, dann schau hier vorbei.

Kein E-Mail ohne fix gesetztem Abonnementstypen

Sämtliche E-Mails, welche aus HubSpot versendet werden, müssen zwingend einem Abonnementstypen zugeordnet sein. Der klassische Newsletter ist dem Newsletter-Abo zugeordnet, die Anmeldebestätigung ist ein Thank You E-Mail, usw. Dadurch weiss HubSpot genau, wem es diese Mails zuschicken kann und wem nicht. Personen ohne die entsprechenden Abos bekommen keine Mail zugesandt, das würde gegen das UWG und gegen die Datenschutzvorgaben verstossen.

Auf der Kontaktkarte der jeweiligen Marketingkontakte in HubSpot ist nun ersichtlich, welche Abonnementstypen diese Personen abonniert haben und welche nicht. Unter der History kann ich zudem einsehen, woher das jeweilige Abonnement kommt und an welchem Datum es gesetzt wurde.

Extratipp: Dokumentiere den Prozess

Ich empfehle dir ganz stark, diesen Prozess zu dokumentieren. Wo und in welcher Form, spielt keine Rolle. Wichtig ist lediglich, dass du die Infos für dich festgehalten hast:

  • Welche Abonnementstypen gibt es und wofür verwendest du diese?
  • Nach welcher Logik werden die Abonnementstypen vergeben?
  • Weitere relevante Infos falls nötig?

Diese Dokumentation hilft in zwei Fällen:

  1. Als Nachschlagewerk für dich oder für deine/n Nachfolger/in
  2. Als Nachweis gegenüber Dritten, beispielsweise im Streitfall oder beim Unternehmensaudit

Mit der Dokumentation kannst du nachweisen, dass du proaktiv nach einer Best Practice gestrebt hast, welche die gesetzlichen Grundlagen respektiert.

Video zum Thema Opt-in Verwaltung im E-Mail Marketing